Koll på ekonomin

Håll koll på pengarna

Oavsett hur mycket pengar lokalföreningen handskas med är det viktigt att ha ett bra system för att ha koll på ekonomin. Styrelsen ska kunna redovisa för medlemmarna på årsmötet varifrån pengarna kommer, vart de tar vägen och att de används i linje med föreningens syfte. Får ni pengar från en bidragsgivare ska ni också kunna redovisa för dem hur ni har använd pengarna. Tydlig ordning på ekonomin är ofta en förutsättning för att kunna få några pengar till att börja med. Lokalföreningens styrelse har gemensamt ansvar för detta men beroende på hur ni fördelar arbetsuppgifter mellan er blir det i praktiken ofta en person, ekonomiansvarig, som jobbar mer med detta än andra. Här är några allmänna tips, men läs också hela kapitel 5 i Driv för att få ännu bättre koll.

Organisationsnummer

För att till exempel kunna öppna ett bankkonto behöver ni ett organisationsnummer, ett unikt nummer som Skatteverket ger föreningen, ungefär som föreningens personnummer. Ett organisationsnummer också för att söka vissa bidrag och handla på faktura. Ideella föreningar betalar inte skatt på samma sätt som ett företag eller en privatperson, därför behövs ett organisationsnummer för
att Skatteverket ska kunna identifiera föreningen. För att Skatteverket ska ge föreningen ett organisationsnummer vill de se kopior på: föreningens stadgar, protokoll från konstituerande årsmöte som visar föreningens namn, att stadgar antagits och vilka personer som valts in i styrelsen. Protokoll på firmatecknare behövs också.  Blanketten som ska fyllas i heter SKV 8400 och finns på Skatteverkets hemsida. Det står er fritt att lämna nationella kansliets adress som kontaktuppgift för eventuell post ni får från Skatteverket.

Öppna bankkonto

Eftersom föreningens pengar tillhör föreningen och inte en enskild person är det bra att ha pengarna på ett särskilt föreningskonto. PeaceWorks avråder från att låta en person i styrelsen förvalta föreningens pengar på sitt privata konto, det blir ett tungt ansvar. Andra lokalföreningar har använt sig av Swedbank och Nordea, men det kan vara värt att kolla vad andra banker erbjuder. 

Swedbank: Gratis. Bankkonto och internetbank. Bankkort kopplat till kontot kostar extra. Läs information från Swedbank.
Nordea: Läs information från Nordea.

Firmatecknare

Firmatecknare är den eller de personer (gärna fler än en) som har rätt att skriva under för föreningens räkning, till exempel i bankpapper, bidragsansökningar eller på posten för att hämta ut paket. Firmatecknare utses på årsmötet eller ett vanligt styrelsemöte. Beslutet skrivs ner tydligt i protokollet, till exempel så här: Styrelsen beslutar enhälligt att Namn Efternamn (personnr) och Namn Efternamn (personnummer) har rätt att teckna föreningens firma var och en för sig.
Firmatecknaren måste vara över 18 år.

Budget

Styrelsen ska inför årsmötet göra en budget för det kommande verksamhetsåret. Budgeten ska vara kopplad till en verksamhetsplan och de aktiviteter som är planerade för året. Utgifter ska balanseras med intäkter. Budgeten presenteras tillsammans med verksamhetsplanen för på årsmötet. Ett exempel hittar du i dokumentet längst ner på sidan.

Tips: Gör budgeten i ett kalkylblad i Excel eller liknande program för att lätt kunna räkna ut och förändra siffror och summor.

Ekonomisk berättelse

I slutet av verksamhetsåret ska styrelsen till verksamhetsberättelsen göra en ekonomisk berättelse.  Där summerar man det ekonomiska läget och ger en översikt över hur pengar har gått in och ut ur föreningen. Den består av en resultaträkning (visar föreningens inkomster och utgifter under året) och en balansräkning, (visar föreningens tillgångar och skulder). Har föreningen bara drivit ett projekt går detta snabbt. Har föreningen drivit flera projekt och fått pengar från olika håll kan det ta lite längre tid att sammanställa. I mallen för verksamhetsberättelse förklaras hur en resultat- och balansräkning ställs upp. Fråga gärna Hanna på kontoret om hjälp.

Deklaration och särskild uppgift

Som ideell förening ska ni lämna en särskild uppgift till Skatteverket varje år, istället för deklaration. Ett förtryckt formulär kommer till den adress ni uppgett till Skatteverket. I bifogad fil finns en instruktion för hur man fyller i pappret.