Styrelsearbetet
Vad gör en lokalförenings styrelse då? Det beror såklart på vilken verksamhet ni har, och det bestämmer ni medlemmar som väljer att vara aktiva, men kan sammanfattas i att styrelsen:
- Planerar verksamheten.
- Gör verklighet av beslut.
- Fångar upp idéer.
- Informerar och engagerar andra medlemmar.
Styrelsen har fått medlemmarnas förtroende för att leda och utveckla föreningen. Det spelar ingen roll om ni har tre eller trehundra medlemmar. I praktiken kan det vara så att bara ett fåtal medlemmar är engagerade, men i styrelsens uppdrag ligger också att uppmuntra medlemmar till engagemang. Var öppen med information och för nya aktiva! Det är de aktiva i lokalföreningen som kan påverka vad den gör och hur den utvecklas.
För att lokalföreningen ska räknas som aktiv och kunna söka lokalföreningsbidrag ska styrelsen:
- Driva någon slags verksamhet
- Kalla till och hålla ett årsmöte vid verksamhetsårets slut
- Hålla minst 5 styrelsemöten under året
- Dokumentera verksamheten och sammanfatta året i en verksamhetsberättelse
- Löpande informera PeaceWorks om vad som är på gång
Tips: Läs kapitel 3 i Driv. för inspiration och metoder för att hålla kreativa och sjysta möten.
Kom igång med styrelsen
Efter årsmötet har den nyvalda styrelsen sitt första styrelsemöte. Där fördelar ni vem som får vilken post och hitta ett arbetssätt som funkar för er. I lokalföreningens stadgar står bestämt vilka poster som minst ska finnas i styrelsen. PeaceWorks rekommenderar att lokalföreningens styrelse består minst av en ordförande, en ekonomiansvarig och en informationsansvarig. Ni kommer själva fram till hur ansvar och arbete delas upp inom styrelsen, utifrån vad ni vill och behöver, men här är några exempel på hur det kan se ut:
Ordförande
Är lagledaren. Leder, peppar, inspirerar och stöttar de andra.
Samordnar. Håller övergripande koll, ser till att saker händer och kallar till möten.
Vågar ta i. Ansvarar för att gruppen tar tag i problem och konflikter om de uppstår.
Har koll. Ser till att styrelsen följer reglerna och att beslut som fattas faktiskt verkställs.
Ekonomiansvarig
Sköter bokföringen. För dagbok över föreningens tillgångar och tar hand kvitton och fakturor.
Gör budget och bokslut. Tar fram förslag till hur pengarna ska fördelas under året (budget) och redovisar hur pengarna fördelats under året som gått (bokslut).
Sköter betalningar och deklarationer. Betalar eventuella fakturor, skatter, tågbiljetter osv.
Är kassan. Tar hand om de resurser föreningen har, i kassaskrin eller på banken.
Kommunikationsansvarig
Protokollför. Ser till att protokoll skrivs, undertecknas och att de inte försvinner.
Medlemsinformation. Ser till att information om föreningen, kommande aktiviteter och styrelsens arbete finns tillgänglig för medlemmar (till exempel genom PeaceWorks medlemsbrev).
Uppdaterar hemsida. Ser till att aktuell information finns på lokalföreningens hemsida.
Marknadsför. Har koll på informationsmaterial och nya kanaler för att nå ut.
Vem gör det här?
- Har huvudsakligt ansvar för kontakt med PeaceWorks kansli?
- Förvarar protokoll och viktiga papper?
- Svarar på mail från nyfikna medlemmar?
- Tecknar firma? (Är föreningens firmatecknare)?
- Ytterligare saker ni själva kommer på
Tips: Gör gärna övningen ”Inventera vad du kan och vill” i Driv på sidan 89, för att bli medveten om vilka speciella kunskaper och intressen som finns i gruppen och få idéer till hur de kan användas.
Övning: Dela upp jobbet
Gör det här för att fördela arbetsuppgifter och ansvar på ett balanserat sätt som passar just er styrelse (eller projektgrupp).
1. Vilka övergripande områden?
Vilka andra delar av arbetet är verkligen viktiga för föreningen? Vilka ansvarsområden finns redan? Tänk på helheten och dela upp den i ett antal olika ansvarsområden och skriv ner dem.
2. Vad måste göras?
Tänk på både engångsgrejer och återkommande uppgifter, stora som små saker. Lista alla arbetsuppgifter ni kommer på under ett av de ansvarsområden ni skrivit ner för att få enhelhetsbild. Viktigt att hela gruppen är med och kan komma med synpunkter, ändra eller lägga till arbetsuppgifter under de olika områdena.
3. Balansera.
Uppskatta ungefär hur jämnt fördelade de nya ansvarsområdena är när det gäller tid och ansvar. Väger ett område mycket mer än ett annat? Flytta över uppgifter.
4. Vad vill jag göra?
Kolla på pappret med ansvarsområden och uppgifter. Ta ett helt nytt papper och skriv, en och en:vilka uppgifter vill jag ha? Vad vill jag göra? Ta en runda och se vilka saker folk vill göra. Ni har säkert större spridning än ni tror.
5. Dela upp.
Kanske löser det sig självt. Om inte, stuva om bland uppgifterna och försök kompromissa. Det som verkar tråkigt kanske är väldigt lärorikt. Försök gör det ingen vill göra roligare.
Ledord i arbetsfördelningen: delat ansvar, delad information, delad glädje!
Tips: Gör en loggbok, där den som har en viss ansvarspost skriver korta anteckningar om vadsom gjorts, lösningar på problem som dykt upp och tips för framtiden.
